Cette politique explique quels renseignements personnels sont recueillis lorsque Allie, la réceptionniste IA d'Allema Global inc. (« allema »), répond à un appel ou à un message texte — combien de temps ils sont conservés, qui peut les consulter, où ils sont traités, et comment exercer vos droits.
1. Deux rôles distincts
- Renseignements de nos clients (les entreprises abonnées) : nous en sommes responsables. Il s'agit des coordonnées d'affaires, de la configuration de l'agent et des données de facturation.
- Renseignements des appelants : c'est l'entreprise que vous appelez qui décide de la finalité de la collecte. Nous traitons ces renseignements pour son compte, aux fins de la prestation du service. Si vous êtes un appelant et souhaitez exercer un droit, vous pouvez nous écrire directement (section 6) et nous acheminerons la demande.
2. Renseignements recueillis
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Contenu des appels | Transcription intégrale de la conversation; enregistrement audio. |
| Messages texte | Contenu des échanges SMS et historique de conversation. |
| Numéros de téléphone | Numéro de l'appelant et numéro composé. |
| Coordonnées laissées volontairement | Nom, courriel, message transmis par le formulaire ou dicté à Allie. |
| Réservations et paiements | Référence de réservation, courriel, téléphone associés à une transaction. |
| Messagerie vocale | Enregistrement et transcription du message laissé. |
| Données techniques | Horodatage, durée, issue de l'appel, indicateurs de qualité. |
Nous ne recueillons pas volontairement de renseignements sensibles (santé, origine, opinions). Si un appelant en divulgue spontanément pendant un appel, ils se retrouvent dans la transcription — voir la mise en garde à la section 4.
3. Enregistrement et transcription des appels
Les appels traités par Allie peuvent être enregistrés et transcrits aux fins de la prestation du service, du soutien et de l'amélioration de la qualité.
Cet avis est publié ici et sur les pages du service. Il n'est pas annoncé pendant l'appel : nous avons choisi de ne pas interrompre la conversation par un message préenregistré. L'entreprise abonnée demeure responsable de déterminer quel avis ses propres appelants doivent recevoir et par quel moyen, et d'activer ou de désactiver l'enregistrement sur son agent en conséquence.
Pour demander la suppression d'un enregistrement ou d'une transcription vous concernant, voir la section 6.
4. Qui peut consulter quoi
L'accès est restreint par rôle. Une entreprise abonnée ne voit que les données de ses propres agents. Les numéros de téléphone lui sont présentés masqués (les quatre derniers chiffres seulement), y compris à l'intérieur du texte des transcriptions, des messages texte et des résumés d'appel.
Limite connue, divulguée volontairement. Le masquage automatique couvre les numéros de téléphone. Un nom, une adresse, un courriel ou un détail personnel prononcé à voix haute pendant un appel demeure visible dans la transcription pour l'entreprise abonnée — c'est d'ailleurs la raison d'être du service. Un masquage fiable de ces éléments exigerait une technologie de rédaction automatisée que nous n'avons pas encore déployée.
5. Durées de conservation
La suppression est automatisée, pas discrétionnaire.
| Données | Délai |
|---|---|
| Transcriptions, conversations SMS, coordonnées de formulaire, appels sortants | Supprimées à 90 jours |
| Sessions d'appel, messagerie vocale, données de réservation et de paiement | Renseignements personnels effacés à 90 jours, enregistrement supprimé à 365 jours (la piste de vérification comptable est conservée sans les renseignements personnels) |
| Métriques d'exploitation et journaux techniques | Supprimés à 30 jours |
Les copies détenues chez nos fournisseurs de voix et de téléphonie font l'objet d'une procédure de suppression distincte, déclenchée par un opérateur, car une suppression chez un tiers est irréversible.
6. Vos droits
Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander : l'accès à vos renseignements, leur rectification, leur suppression, le retrait de votre consentement, la portabilité dans un format technologique structuré, ainsi que des explications sur une décision prise à votre sujet de façon automatisée.
Écrivez à comptabilite@allema.ca en précisant le numéro de téléphone ou le courriel visé, et l'entreprise que vous avez joint. Nous répondons dans les 30 jours, conformément à la Loi 25. Nous conservons une trace de la demande et de son traitement, sans y stocker de renseignements identifiants supplémentaires.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).
7. Fournisseurs et traitement hors du Québec
Vos données ne restent pas au Québec. La prestation du service repose sur des fournisseurs dont l'infrastructure se trouve en tout ou en partie à l'extérieur du Canada, principalement aux États-Unis. Elles y sont donc soumises aux lois de ces pays.
| Fournisseur | Rôle |
|---|---|
| ElevenLabs | Voix de synthèse, transcription, conservation temporaire de l'audio |
| Twilio | Téléphonie, messagerie texte, messagerie vocale |
| Anthropic | Compréhension du langage, résumés d'appel |
| Modèles de langage, calendrier lorsque l'intégration est activée | |
| Bookeo (si activé) | Système de réservation du client |
| Stripe | Paiements et facturation de l'abonnement |
Nous ne vendons ni ne louons de renseignements personnels, et nous ne les utilisons pas à des fins de publicité.
8. Sécurité
Les accès sont restreints par rôle et cloisonnés par client; les secrets d'exploitation sont chiffrés au repos; les numéros de téléphone sont masqués pour tout accès non administratif. Aucun système n'est infaillible : en cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous en informons les personnes concernées et la Commission d'accès à l'information conformément à la Loi 25.
9. Responsable de la protection des renseignements personnels
[nom et titre à compléter]
Courriel : comptabilite@allema.ca
Adresse postale : [adresse postale à compléter]
10. Modifications
Nous pouvons modifier cette politique. La date d'entrée en vigueur ci-dessus indique la version courante; toute modification importante touchant nos clients abonnés leur sera communiquée par courriel.